Vorqualifizierung & Interview-Koordination direkt in Workday

Typisch bei: Manufacturing / Handel / Logistik (DACH-Mittelstand)
Systeme: Workday Recruiting + Outlook/Teams

Ausgangslage

• Hunderte Bewerbungen pro Stelle, Screening bleibt manuell

• Kommunikation & Terminfindung = E-Mail-Pingpong, Excel-Listen, Nacharbeit

• Time-to-Interview zu lang → Kandidaten springen ab

CloudMcFly Ansatz

• Workflow-Orchestrierung rund um Workday (Trigger → Verarbeitung → Rückschreiben)

• KI-Scorecard statt “CV lesen”: Kurzprofil, Stärken, Risiken, Interviewfragen

• Interview-Automation: Terminvorschläge, Einladungen, Reminder, Statusupdates

So läuft’s im Alltag

• Auto-Screening: Hard Criteria + semantische Passung (nicht nur Keywords)

• Scorecard landet im Kandidatenprofil (Recruiter bleibt in Workday)

• Termine werden automatisch koordiniert inkl. Reminder & Updates

Typische Effekte

• Screening-Zeit pro Kandidat: −70–85%

• Time-to-Interview: −40–60%

• Weniger No-Shows durch saubere Kommunikation

Governance
Human-in-the-Loop: KI strukturiert & empfiehlt – Entscheidungen bleiben beim Menschen. Auditierbar, EU AI Act-ready.

Konsistente Interview-Guides + schnelle, saubere Feedbacks

Typisch bei: Professional Services / Tech / Industrie
Systeme: Workday Recruiting + MS Teams

Ausgangslage

• Interviews laufen je Interviewer anders → schlechte Vergleichbarkeit

• Feedback kommt zu spät oder unstrukturiert

• Risiko von Bias & „Bauchgefühl“-Entscheidungen

CloudMcFly Ansatz

• Rollenbasierte Interview-Guides (Kompetenzen + Bewertungsanker)

• Strukturierte Zusammenfassungen aus dem Interview (mit Regeln & Zustimmung)

• Rückfluss in Workday: Felder werden vorausgefüllt, nicht “Textwüste”

So läuft’s im Alltag

• Guide pro Rolle: Fragen, Skala, Red Flags

• 5–8 Bullet Summary fürs Feedback

• Manager bestätigt – Workday wird sauber dokumentiert

Typische Effekte

• Feedback-Completion Rate: +30–50%

• Zeit bis Entscheidungsreife: −20–40%

• Bessere Vergleichbarkeit, weniger Bias-Risiken

Governance
Klare Regeln: keine sensiblen Attribute, kompetenzbasierte Kriterien, nachvollziehbare Logik.

Von Wochen auf Tage – mit Qualitätskontrolle

Typisch bei: Industrie / Public / Healthcare / Mittelstand
Systeme: Workday HCM + DMS (z. B. SharePoint)

Ausgangslage

• Viele Varianten, manuelle Texte, Freigabe-Schleifen

• Hoher Qualitätsanspruch → trotzdem Nacharbeit & lange Durchlaufzeiten

CloudMcFly Ansatz

• End-to-End Prozess automatisieren: Trigger → Entwurf → Freigaben → Ablage

• Vorlagenpflicht + Textbausteine + Rollenfreigaben

• KI erstellt Erstentwurf, HR/Manager prüfen (Human-in-the-Loop)

So läuft’s im Alltag

• Workday-Event startet Workflow

• Entwurf wird nach Regeln erstellt (Rolle, Zeitraum, Bausteine)

• Freigaben: HR → Führungskraft → optional Legal

• Ablage & Versionierung im DMS, Rücklink in Workday

Typische Effekte

• Durchlaufzeit: −50–80%

• HR-Aufwand pro Dokument: −60–75%

• Weniger Nacharbeit durch Standardisierung

Governance
Protokollierung, Zugriffskontrollen, Vorlagenpflicht. Keine “freie KI”, sondern gesteuerte Erstellung.

Reporting per Klick + „Frag dein Workday“ in Teams

Typisch bei: Multi-Standort / mehrere Gesellschaften (DACH-Mittelstand)
Systeme: Workday (HCM + Finance) + BI/Reporting + Teams

Ausgangslage

• Zu viele Ad-hoc Report-Anfragen (Headcount, Overtime, Kostenstellen, Forecast)

• Daten sind da – Zugriff ist zäh → Excel-Parallelwelt

CloudMcFly Ansatz

• Standard KPI-Set (HR + Finance) + Drilldowns

• Automatisierte Report-Pakete (wöchentlich/monatlich)

• Q&A in Teams: Fragen werden beantwortet mit Quellen & Definitionen

So läuft’s im Alltag

• Cockpit zeigt Top KPIs + Alerts bei Schwellenwerten

• Fragen in natürlicher Sprache → Antwort + Quellenverweis

• Follow-ups werden als Tasks/Workflows angestoßen

Typische Effekte

• Ad-hoc Reporting-Aufwand: −30–60%

• Time-to-Insight: −40–70%

• Weniger Excel-Parallelwelten

Governance
Rollenrechte, Glossar/Definitionen, Quellenverweise, Audit-Log, klare Regeln für Finance-Daten.

Vom „Zufall“ zu klaren nächsten Schritten – ohne Leistungsüberwachung

Typisch bei: Mittelstand mit Wachstum / Fachkräftemangel
Systeme: Workday Talent + Teams

Ausgangslage

• Ziele sind unkonkret, Trainings passen nicht, Manager haben wenig Zeit

• HR kann Wirkung kaum messen (Adoption, Mobilität, Skill-Gaps)

CloudMcFly Ansatz

• Skills-/Kompetenzmodell pragmatisch harmonisieren (Jobfamilien, Kernskills)

• KI macht Vorschläge für Skills-Gaps → Maßnahmen, nicht für Bewertungen

• Automatisierte Check-ins & Reporting (30/60/90 Tage)

So läuft’s im Alltag

• “Career Copilot” (Workday/Teams): konkrete nächste Schritte für Mitarbeitende

• Manager-Briefing fürs 1:1: Stärken, Entwicklungsfelder, 3 Maßnahmen

• Development Cockpit: Skill-Gaps, Trainingsnutzung, interne Mobilität

Typische Effekte

• Adoption: +30–60%

• Admin-Aufwand: −20–40%

• Bessere interne Mobilität & Nachfolgefähigkeit

Governance & Compliance (DACH-tauglich)
Human-in-the-Loop, Zweckbindung, Rollenrechte, Audit-Log. Betriebsratsfreundlich: keine versteckte Leistungsbewertung.